Nebenkostenabrechnung

1. Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung ist eine jährliche Abrechnung der Betriebskosten, die Mieter zusätzlich zur Grundmiete zahlen müssen. Sie dient dazu, die tatsächlich entstandenen Kosten mit den geleisteten Vorauszahlungen zu verrechnen.

👉 Merkmale:

• Betrifft Mieter mit Nebenkostenvorauszahlung (nicht bei Inklusivmiete).
• Muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt werden.
• Kann zu einer Nachzahlung oder Rückerstattung für den Mieter führen.

💡 Gesetzliche Grundlage: § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) und Betriebskostenverordnung (BetrKV).

2. Welche Nebenkosten dürfen abgerechnet werden?

Nicht alle Kosten können auf den Mieter umgelegt werden – nur „betrieblich veranlasste“ Kosten sind umlagefähig.

✅ Umlagefähige Nebenkosten (laut § 2 BetrKV):

🏠 Laufende Betriebskosten:

• Grundsteuer
• Abwasser- & Müllentsorgung
• Straßenreinigung

🚪 Gebäude- und Hausverwaltung:

• Hausmeister
• Gebäudereinigung
• Versicherungskosten (z. B. Gebäudehaftpflicht)

🔧 Betriebskosten für Heizung & Wasser:

• Heizkosten & Warmwasser
• Wartung der Heizungsanlage
• Wasserverbrauch & Wasserversorgung

💡 Tipp: Vermieter müssen sich an die Betriebskostenverordnung halten – nicht jede Ausgabe darf umgelegt werden!

🚫 Nicht umlagefähige Nebenkosten:

❌ Verwaltungskosten (z. B. Maklergebühren)
❌ Instandhaltungs- & Reparaturkosten
❌ Kosten für Hausverwaltung (außer Nebenkostenabrechnung)

💡 Achtung: Falls im Mietvertrag keine „sonstigen Betriebskosten“ vereinbart sind, dürfen neue Nebenkosten nicht einseitig eingeführt werden!

3. Fristen für die Nebenkostenabrechnung

✅ Abrechnungszeitraum: Maximal 12 Monate (z. B. 01.01.–31.12.).
✅ Zustellung an den Mieter: Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.
✅ Nachzahlung durch den Mieter: Innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung.
✅ Widerspruchsfrist für Mieter: 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung.

💡 Wichtig: Falls der Vermieter die Abrechnung zu spät erstellt, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen.

4. Wie wird die Nebenkostenabrechnung berechnet?

1️⃣ Ermittlung der Gesamtkosten:

Alle umlagefähigen Kosten werden erfasst und in einer Liste zusammengestellt.

2️⃣ Verteilung der Kosten:

Es gibt verschiedene Verteilungsschlüssel:

• Wohnfläche (m²) → z. B. bei Hausmeisterkosten
• Personenanzahl → z. B. Müllabfuhr
• Verbrauch (z. B. Heizkosten nach Zähler)

3️⃣ Abzug der Vorauszahlungen:

Die geleisteten monatlichen Vorauszahlungen des Mieters werden mit den entstandenen Kosten verrechnet.

4️⃣ Ergebnis:

• Falls der Mieter mehr gezahlt hat als die tatsächlichen Kosten → Rückerstattung.
• Falls der Mieter zu wenig gezahlt hat → Nachzahlung.

💡 Formel für Nachzahlung/Rückerstattung:

$$\text{Gesamtkosten}÷\text{Verteilungsschlu¨ssel}-\text{Vorauszahlungen}=\text{Nachzahlung oder Guthaben}$$

📌 Beispielrechnung:

• Betriebskosten für ein Mehrfamilienhaus: 10.000 €
• Wohnfläche des Hauses: 500 m²
• Mieter A hat 50 m² → 10 % der Kosten
• Vorauszahlungen: 1.000 €

$$(10.000\times 10\%)-1.000=0\text{€ (keine Nachzahlung)}$$

💡 Tipp: Eine detaillierte Auflistung der Kosten vermeidet Streitigkeiten mit Mietern.

5. Häufige Fehler in der Nebenkostenabrechnung

❌ Falsche Fristen:
✔ Nach 12 Monaten keine Nachzahlung mehr möglich!

❌ Nicht umlagefähige Kosten enthalten:
✔ Reparaturen oder Verwaltungskosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.

❌ Falsche Verteilung der Kosten:
✔ Schlüssel müssen im Mietvertrag klar geregelt sein.

❌ Veraltete Vorauszahlungen nicht berücksichtigt:
✔ Immer die tatsächlichen Zahlungen des Mieters heranziehen!

❌ Fehlende Belege:
✔ Mieter hat das Recht, Einsicht in Rechnungen zu nehmen.

💡 Tipp: Mieter sollten die Abrechnung immer auf Plausibilität prüfen – Fehler kommen häufig vor!

6. Was tun bei Streitigkeiten über die Nebenkostenabrechnung?

1️⃣ Mieter prüft Abrechnung:

• Stimmt die Berechnung?
• Sind nur zulässige Kosten enthalten?
• Wurde der richtige Abrechnungszeitraum eingehalten?

2️⃣ Schriftlichen Widerspruch einlegen (innerhalb von 12 Monaten)

📌 Mustertext für Widerspruch:

📩 Betreff: Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung

Sehr geehrte/r [Vermieter],

nach Prüfung der Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum [Zeitraum] habe ich Unstimmigkeiten festgestellt. Ich bitte um Einsicht in die Rechnungen und eine Überprüfung der folgenden Positionen:

• [Beispiel: Hausmeisterkosten erscheinen unverhältnismäßig hoch]
• [Beispiel: Falsche Berechnung des Verteilungsschlüssels]

Bitte senden Sie mir innerhalb von 14 Tagen eine korrigierte Abrechnung oder Stellungnahme.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

3️⃣ Schlichtung oder rechtliche Schritte einleiten

• Falls keine Einigung erzielt wird, kann der Mieter den Mieterverein oder einen Anwalt einschalten.
• Gerichtsverfahren sind oft nur bei hohen Summen sinnvoll.

💡 Tipp: Eine professionelle Hausverwaltung reduziert Fehler bei der Abrechnung!

7. Fazit: So gelingt eine korrekte Nebenkostenabrechnung

✔ Fristen einhalten – spätestens 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.
✔ Nur umlagefähige Kosten berechnen – Reparaturen sind Vermietersache!
✔ Verteilungsschlüssel korrekt anwenden – Wohnfläche oder Verbrauch berücksichtigen.
✔ Transparente Darstellung – Detaillierte Auflistung der Kosten vermeidet Streit.
✔ Rechtzeitig Widerspruch einlegen – Mieter sollten jede Abrechnung prüfen.

Eine fehlerfreie und transparente Nebenkostenabrechnung sorgt für ein harmonisches Mietverhältnis und schützt beide Parteien vor rechtlichen Problemen!